Im Dschungel der Zuständigkeiten

Liezl Cabalida klappt den Sichtschutz ihres Helms nach oben und begutachtet die Naht, die sie im bläulichen Schimmer ihres Brenners geschweißt hat. Sie arbeitet am Mitteilteil eines späteren LHM 550, eines Hafenmobilkrans der Marke Liebherr. Vor nicht einmal drei Monaten ist die 41-Jährige zusammen mit drei weiteren Schweißern von den Philippinen nach Norddeutschland gekommen. Bis es so weit war, musste der Kranhersteller einige Herausforderungen meistern.

„Zu Anfang war es gar nicht so einfach, die zuständigen Behörden zu erreichen“, erinnert sich Maria Stüwe, Personalreferentin International bei Liebherr-Rostock. Das war im Sommer 2023. Erst die Stabsbereichsleiterin für Fachkräftesicherung und Digitalisierung der Industrie- und Handelskammer (IHK) der Hansestadt habe ihr die entscheidenden Türen geöffnet, so Stüwe.

Wie viele Industrieunternehmen sucht auch Liebherr nach Fachkräften. Mit dem inländischen Angebot ist der Bedarf nur schwer zu decken. „Ein Schwesterwerk im britischen Sunderland hatte sehr gute Erfahrungen mit Fachkräften von den Philippinen gemacht“, erzählt Stüwe. Der Entschluss, es auf gleichem Weg zu versuchen, war schnell gefasst. Unterstützt von einer in Manila ansässigen Vermittlungsagentur veranstaltete Stüwe zusammen mit vier Kollegen ein groß angelegtes Assessment in der philippinischen Hauptstadt – mit Bewerbungsgespräch, Englischtest und einem anderthalbstündigen Vorschweißen. Außer Schweißern wurden auch sogenannte Auslandsmonteure gesucht, Ingenieure für Elektrotechnik, die den Kran-Erstaufbau vornehmen. Unter 400 Bewerberinnen und Bewerbern wählten Stüwe und ihre Kollegen die besten 45 aus – darunter: Liezl Cabalida.

Das war vor anderthalb Jahren. Die alleinerziehende Mutter von drei schulpflichtigen Töchtern gehört zur letzten von drei Gruppen, die das Jobangebot von Liebherr in Deutschland angenommen haben. Die ersten fünf Schweißer kamen im April 2024 an der Warnow an und die letzten vier Kollegen im Januar dieses Jahres.

Unterstützer und Partner finden

Vor allem dem Einsatz von Maria Stüwe und ihrem Kollegen Karol Filipiak ist es zu verdanken, dass das Projekt ein Erfolg geworden ist. Die Personalreferentin hat sich akribisch in den Einwanderungsprozess und die damit verbundenen Regularien eingearbeitet. Sogar mit dem Berufsbildungssystem der Philippinen hat sie sich beschäftigt, um sicherzustellen, dass alle behördlichen Anforderungen an die Berufsanerkennung erfüllt sind. „Zum ersten Mal war ich im Oktober 2023 im Migrationsamt. Im Januar 2024 hatte ich sämtliche Unterlagen für die erste Sammelantragstellung beisammen. Dann hieß es, die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit abzuwarten“, sagt Stüwe. Das sei der zeitlich umfangreichste Behördenvorgang gewesen. Bei einer der drei Gruppen habe er fünf Wochen gedauert, bei einer anderen sechs Monate – für ein an Lieferzusagen gebundenes Unternehmen eine kaum hinnehmbare Planungsunsicherheit. Die Zustimmung zur Beschäftigung durch die Bundesagentur für Arbeit (BA) ist jedoch Vorschrift (siehe Interview). Dadurch will der Gesetzgeber verhindern, dass ausländische Arbeitnehmer zu ungünstigeren Bedingungen, also für weniger Lohn und mehr Arbeitsstunden, beschäftigt werden als inländische. Dabei orientiert sich die BA an der vom Arbeitgeber ausgefüllten Erklärung zur Beschäftigung.

Liebherr bezahlt nach Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie und vergütet alle Beschäftigten gleich, unabhängig von ethnischer oder sozialer Herkunft, Geschlecht oder Alter. Dennoch waren viel Papierkram und Gespräche nötig, um die Behörden davon zu überzeugen, dass Liebherr neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Philippinen anheuern durfte. So mussten Maria Stüwe und Karol Filipiak noch einmal im Migrationsamt Rostock vorstellig werden, um das Lohngefüge des Kranherstellers samt Zusatzzahlungen zu erläutern. Rückblickend hat sich der persönliche Einsatz gelohnt. „Das war wichtig, da der Erfolg des Projekts davon abhing, dass wir wirklich alle Voraussetzungen erfüllen, um ein Visum zur Einreise und später einen langfristig gültigen Aufenthaltstitel zu erwirken“, sagt Stüwe.

Dass der Aufwand, den Unternehmen und Behörden zur Fachkräfteeinwanderung betreiben müssen, wesentlich geringer sein könnte, belegt eine Machbarkeitsstudie, die das Bundesinnenministerium im Oktober vorgelegt hat. Der zufolge könnte die Verwaltung der Erwerbsmigration um 40 Prozent effizienter arbeiten. Die Verfasser empfehlen, eine zentrale, vernetze IT-Plattform einzurichten. Darüber hinaus sollten Prozesse optimiert, also etwa Bearbeitungsund Liegezeiten verkürzt und eine zentrale Anlaufstelle für die Vergabe von Visa und Aufenthaltstiteln geschaffen werden. Forderungen, für die sich NORDMETALL gemeinsam mit Verbänden auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene einsetzt. Auch die Änderungen im Fachkräfteeinwanderungsgesetz hat der Arbeitgeberverband eng begleitet.

Nun setzt er sich in zahlreichen Gremien, Expertengesprächen sowie auf Veranstaltungen für weitere Optimierungen ein. „Die gesetzlichen und behördlichen Rahmenbedingungenmüssen wesentlich einfacher werden. Wir brauchen klare Zuständigkeiten und transparente Verfahrensschritte, die die Einwanderung von Fachkräften ermöglichen. Arbeitgebern, die Beschäftigte im Ausland suchen, dürfen keine Steine in den Weg gelegt werden“, fordert NORDMETALL- Hauptgeschäftsführer Dr. Nico Fickinger. Noch müssen sich rekrutierungsbereite Unternehmen auf Einreise- und Anerkennungsverfahren mit entsprechenden Warte- und Bearbeitungszeiten, einigem Kommunikationsaufwand, geteilten Zuständigkeiten und administrativem Aufwand einstellen. NORDMETALL trägt für seine Mitglieder zum Gelingen des komplexen Vorhabens bei: mit Erstberatung, juristischer Expertise und einem breiten Kontaktnetzwerk zu erfahrenen Unternehmen, Behörden und Rekrutierungsprojekten.

Zu den rekrutierungsbereiten Unternehmen zählt auch Philips. Thiemo Illmer, früher Talent Acquisition Consultant am Standort Hamburg, ist für den Medizintechnikhersteller seit Januar als Personalleiter Forschung und Entwicklung in Böblingen tätig. Dort arbeiten rund 450 Beschäftigte aus 53 Nationen zusammen. Illmer akquiriert Fachkräfte aus der Türkei, den USA, dem Iran oder Hongkong. „Das Verfahren ist für Arbeitgeber und Bewerber eine Blackbox“, sagt er. Weder wäre jemand in der Botschaft oder der Ausländerbehörde erreichbar – ein Chatbot würde da schon genügen – noch gebe es eine verlässliche Perspektive zur voraussichtlichen Bearbeitungsdauer, kritisiert Illmer. Den Bewerberinnen und Bewerbern gegenüber sei das nicht fair. Schließlich werbe Deutschland mit dem Slogan „Make it in Germany“ und ließe die Menschen dann im Regen stehen. „Als Unternehmen müssen wir die Bewerber motivieren und ihnen immer wieder versichern, dass ihr Vertrag bei Philips weiterhin auf sie wartet“, berichtet Illmer und fügt hinzu: „Das ist ein Aufwand, den wir maximal in zwei, drei Fällen pro Jahr leisten können. Wir haben jedoch durchschnittlich zehn solcher Fälle.“

Zentrale Anlaufstellen schaffen

Auch Illmer leistet für die Fachkräftegewinnung aus dem Ausland viel Vorarbeit, schreibt sogar in die Stellenausschreibungen, welche Unterlagen die Bewerber sammeln, übersetzen und beglaubigen lassen müssen. In der mangelnden Digitalisierung sieht der Personalleiter die größte Baustelle im Verfahren und wünscht sich eine zentrale Anlaufstelle, die der Bund organisieren sollte. „Für ausländische Bewerber sind die Zuständigkeiten innerhalb Deutschlands überhaupt nicht nachvollziehbar“, stellt Illmer fest. Immerhin gebe es seit Januar das Auslandsportal des Auswärtigen Amtes, das es erlaubt, Visaanträge vor Ort online zu stellen.

Liebherr-Personalreferentin Maria Stüwe berichtet: „In der Vergangenheit haben wir immer mal wieder das beschleunigte Fachkräfteverfahren angestoßen. Doch leider wurde es seinem Namen nicht gerecht.“ Das habe sich erst im Frühjahr 2025 mit der Einrichtung der Fachkräfte- Servicezentrale in Schwerin geändert. Statt sechs Monate dauert das beschleunigte Verfahren jetzt nur noch halb so lang – ein Planungshorizont, mit dem Personaler arbeiten können. „Wir hoffen, dass sich durch die Bündelung der verschiedenen Kompetenzen unter einem Dach der Prozess weiter verschlankt“, sagt Stüwe.

NORDMETALL unterstützt als einer der Hauptgesellschafter der Unternehmensberatung der Wirtschaft (UdW), mit Hauptsitz in Schwerin, die von ihr getragene Beratungsstelle zur internationalen Fachkräfteeinwanderung (BeFa, siehe Kasten). Darüber hinaus legen die Bundesländer inzwischen einen gangbaren Pfad durch den Zuständigkeitsdschungel: Pro Bundesland soll es künftig nur noch eine zentrale Ausländerbehörde geben.

Mehr Planungssicherheit wünschen sich auch viele Klein- und Mittelständler. Im Gegensatz zu Konzernen haben sie trotz ihres ebenso hohen Einsatzes für eine rasche Integration in den Betrieb oft weniger Geld für die Fachkräftegewinnung aus dem Ausland zur Verfügung. Das zeigt eine im Frühjahr von der Vereinigung der Unternehmensverbände für Mecklenburg-Vorpommern (VU) durchgeführte Umfrage. 70 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, bis zu 2.000 Euro für die Gewinnung einer Fachkraft aus dem Ausland ausgeben zu können. Lediglich sieben Prozent seien in der Lage, mehr als 5.000 Euro zu bezahlen.

Investition sorgfältig abwägen

Auch Liebherr investiert viel, damit die neuen Fachkräfte gut in Deutschland ankommen – vom Testschweißen in Manila über Visagebühren und Flugkosten bis hin zur ersten Monatsmiete in Rostock. Konkrete Zahlen nennt das Unternehmen nicht. Geld fließt zudem in ein persönliches Onboarding-Programm, das Stüwe zusammen mit ihrem Kollegen Karol Filipiak entwickelt hat. Es beginnt bereits vor dem Abflug mit einem interkulturellen Training und einem Deutsch-Crashkurs, geht weiter mit dem Abholen am Flughafen in Deutschland und umfasst auch die Begleitung zur Anmeldung im Einwohnermeldeamt sowie die Unterstützung bei der Eröffnung eines Bankkontos, beim Abschluss von Miet- und Handyverträgen oder einer Krankenversicherung.

Schweißerin Liezl Cabalida hat sich dank dieser Unterstützung gut in Rostock eingelebt. Trotzdem sei „jeder Tag eine Herausforderung“ für sie. Nach dem großen Schritt in die deutsche Realität versucht sie es deshalb erstmal mit kleinen Schritten, freut sich, die Kollegen kennenzulernen und ihre Arbeit zu machen. Und irgendwann, wenn sie genügend Geld gespart hat, will sie darüber nachdenken, ihre drei Töchter zum Studium nach Deutschland zu holen.

„Es kommt auf schnelle, IT-gestützte Verfahren an“

– Christina Ramb

Christina Ramb ist derzeit Verwaltungsratsvorsitzende der Bundesagentur für Arbeit und Mitglied der Hauptgeschäftsführung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA).

Standpunkte: In Ihrem jüngsten Antrittsstatement als alternierende Vorsitzende des Verwaltungsrats der Bundesagentur für Arbeit (BA) haben Sie 2024 gesagt, die BA müsse sich „organisatorisch und finanziell zukunftsfähig aufstellen können“. Was bedeutet das?

Christina Ramb: Die Bundesagentur für Arbeit will und muss besser darin werden, ihre Kernprozesse am Kunden auszurichten, also Menschen in Arbeit und Ausbildung zu bringen und Leistungen auszuzahlen. In den vergangenen Jahren gab es eine Neigung dazu, immer mehr versicherungsfremde Aufgaben auf die BA zu verlagern, in Beratung ohne Vermittlung zu gehen und sich als reine „Weiterbildungsagentur“ zu begreifen. Doch die BA muss sich organisatorisch und finanziell so aufstellen, dass sie mit den Beitragsmitteln, die ihr jetzt zur Verfügung stehen, auch auskommt. Und in der aktuellen wirtschaftlichen Lage bedeutet das, dass sie Ausgaben vermeidet, indem sie alles daransetzt, Arbeitslose in Arbeit zu vermitteln. Durch die Coronapandemie und Finanzverlagerungen in die Beitragskasse ist die Rücklage in der Arbeitslosenversicherung komplett weggeschmolzen. Als Arbeitgebervertreter wollen wir eine Beitragssatzerhöhung auf jeden Fall vermeiden.

Standpunkte: Was ist also zu tun?

Ramb: Zusätzlich zu einer Aufgabenfokussierung brauchen wir mehr IT – eine gute Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse. So können wir das Personal optimal unterstützen und für Beratung und Vermittlung der Kunden einsetzen, die eine Integration in den Ausbildungs- oder Arbeitsmarkt brauchen. Der gesamte BA-Vorstand arbeitet daran, in effizientere und IT-gestützte Prozesse überzugehen. In den vergangenen Jahren hat auch bei der IT-Entwicklung gestört, dass die BA ständig teils sehr kurzfristig auf Gesetzgebung reagieren musste. Viel Gesetzgebung heißt in der BA auch, dass viel interne Neuentwicklung und Verbesserung in der BA-IT nicht erledigt werden können.

Standpunkte: Gehört zur Aufgabenfokussierung auch das Bemühen, die Verfahren der Asyl- stärker von denen der Erwerbsmigration abzugrenzen?

Ramb: Zur Aufgabenfokussierung gehört es, alle Menschen, die in Deutschland arbeiten können und dürfen, entsprechend ihren Fähigkeiten und Kompetenzen zu vermitteln. Wenn Sie sich das gesamte Verfahren der Erwerbsmigration anschauen, ist der Beitrag der BA vergleichsweise klein. Es kommt darauf an, mit schnellen, digitalen Verfahren diesen Teil im Zuwanderungsprozess reibungslos zu erledigen – Stichwort Arbeitsmarktzulassung.

Standpunkte: Diese Zustimmung zur Beschäftigung soll die BA innerhalb von zwei Wochen erteilen. Wenn das beschleunigte Fachkräfteverfahren gewählt wird, verkürzt sich die Rückmeldefrist sogar auf eine Woche. Ist das die Realität oder ein frommer Wunsch?

Ramb: Meist ist das die Realität. Im Rahmen des Visumverfahrens gilt die Zustimmung sogar als erteilt, wenn die BA sich nicht innerhalb der Frist zurückmeldet. Es gab aber auch immer wieder Situationen, in denen die Zeitvorgaben gerissen wurden. Mit Digitalisierungsmaßnahmen wie der elektronischen Arbeitsmarktzulassung und Prozessoptimierungen wurde hier schon entgegengewirkt. In manchem Fall ist es mir sogar lieber, es dauert länger, wenn dann noch einmal nachgefragt und mit dem Arbeitgeber gesprochen wurde. Dadurch steigt die Chance, dass nach der Aufklärung die Zustimmung erteilt wird.

Standpunkte: Ließe sich der Anteil, den die BA zu leisten hat, nicht noch weiter reduzieren, etwa durch eine Präqualifizierung von Arbeitgebern? Das würde Konzerne und Mittelständler mit intensiven Auslandsbeziehungen, aber auch die BA entlasten.

Ramb: Es ist bereits möglich, als Arbeitgeber Verfahren durch gebündelte Anträge zu beschleunigen. In diesen Fällen liegt dann auch die Information über den Arbeitgeber vor. Nach dem Gesetz muss die BA jetzt aber jeden Einzelfall danach prüfen, passt der versprochene Lohn auch zum Lohn eines vergleichbaren inländischen Beschäftigten. Eine Präqualifizierung würde bei der Beschleunigung allenfalls minimal helfen. Denn trotzdem muss sie den Einzelfall prüfen. Wichtig erscheint mir eher, dass das Verfahren der Arbeitsmarktzulassung so schnell und digital wie möglich erfolgt.

Standpunkte: Sehen Sie abgesehen von der Digitalisierung Möglichkeiten, das Verfahren weiter zu verschlanken?

Ramb: Um Menschen schneller nach Deutschland zu bekommen, benötigen wir wesentlich schnellere Prozesse von den Visastellen bis hin zu den Ausländerbehörden. Der Flaschenhals ist hier definitiv nicht die BA. Auch hier sind die entscheidenden Stichworte: Digitalisierung und Datenflussoptimierung. Für alle Behörden würde ich mir zudem mehr Pragmatismus und Kommunikationsfreude wünschen. Wenn z. B. nur ein kleiner Teil der Unterlagen fehlt, sollte der Antrag nicht gleich abgelehnt werden, sondern die Chance einer Nachreichung gegeben werden. Wichtig ist, dass möglichst viele Arbeitskräfte, die die Voraussetzungen erfüllen, um in Deutschland zu arbeiten, auch hier arbeiten können und bleiben wollen.

Standpunkte: Was möchten Sie einer neuen Bundesregierung mit auf den Weg geben?

Ramb: Es muss Schluss sein mit Aufgaben- und Finanzverlagerungen in die Arbeitslosenversicherung. Was wir brauchen, ist eine Strukturreform des gesamten Arbeitsmarkt- und Sozialsystems, die eine Bündelung und stärkere Fokussierung von Aufgaben ermöglicht.

BeFa – Beratungsstelle zur Fachkräfteeinwanderung in Mecklenburg-Vorpommern

Die Unternehmensberatung der Wirtschaft GmbH (UdW) bietet für Unternehmen in Mecklenburg- Vorpommern qualifizierte Beratung zur Fachkräfteeinwanderung. Die Beratungsstelle ist ein Teilprojekt des Förderprogramms IQ – Integration durch Qualifizierung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Mehr unter: https://udw.de/fachkraefteeinwanderung/ oder direkt bei der Projektleiterin Sandra Jackl: s.jackl@udw.de

Fotos: Margit Wild; angelikaheim; Michael Hübner / nurfotos.de; Adobe Stock (Irin Fierce; )